Outsourcing IT – czy to się u nas sprawdzi? To pytanie zadaje sobie coraz więcej firm, które pragną zoptymalizować koszty i uniknąć długich procesów zatrudnienia własnych pracowników, zwłaszcza teraz, w czasach niepewnej sytuacji gospodarczej. Słyszysz, że zarówno małe firmy, jak i duże korporacje zlecają prace IT podwykonawcom, ale wciąż nie wiesz, czy powinniście podjąć ten krok. Czy znaleźlibyście się w lepszej sytuacji finansowej, otwierając swoją firmę na możliwości wyoutsourcowania nawet części jej prac developerskich? Przeczytaj naszą listę zalet i wad outsourcingu, aby podjąć w pełni świadomą decyzję.
Outsourcing to… chwila, czy mówimy o tym samym?
Słowo “outsourcing” może mieć różne znaczenia dla różnych osób. Zazwyczaj chodzi o jedną z dwóch rzeczy:
- klasyczny outsourcing, czyli powierzenie całych projektów lub ich części zewnętrznej firmie. Zazwyczaj jest to współpraca długoterminowa.
- team extension, czyli wzmocnienie istniejącego zespołu developerskiego poprzez dodanie zewnętrznych specjalistów, którzy pracują bezpośrednio pod Twoim kierownictwem. Jest to najczęściej współpraca krótkoterminowa lub średnioterminowa.
W obu przypadkach mamy do czynienia z wykorzystaniem kompetencji programistów, którzy są pracownikami innej firmy. Z wyjątkiem bardzo rzadkich sytuacji zewnętrzni specjaliści prawie zawsze pracują poza siedzibą firmy zlecającej (mogą pracować zdalnie lub z biura zatrudniającej firmy).
Korzyści z outsourcingu w IT
Oszczędności i optymalizacja kosztów
Outsourcing może znacząco obniżyć koszty Twojej firmy, eliminując potrzebę zakupu i utrzymania własnej infrastruktury oraz zatrudnienia pełnego zespołu IT. Dzięki temu:
- Nie potrzebujesz wynajmować biura dla nowych programistów oraz nie ponosisz kosztów związanych z zakupem niezbędnego wyposażenia.
- W zależności od rodzaju umowy, zazwyczaj płacisz tylko za godziny przepracowane przez programistów podwykonawcy, na podstawie wysyłanych raportów. Nie płacisz za czas, gdy programiści mają urlop lub zwolnienia chorobowe. To są obowiązki firmy, która ich bezpośrednio zatrudnia.
- Przy krótkich i średnioterminowych projektach do 12 miesięcy, koszty rekrutacji i onboardingu są nieproporcjonalnie wysokie w stosunku do outsourcingu specjalistów.
Dostęp do unikalnych kompetencji
Otwierając się na możliwość outsourcingu w IT zyskujesz dostęp do wysoko wykwalifikowanych ekspertów z różnych dziedzin technologicznych, często bardzo niszowych, których zatrudnienie jest bardzo trudne, w szczególności na krótki 3-6 miesięczny projekt. Przykład z życia: jakiś czas temu zwrócił się do nas startup, który potrzebował pomocy we wdrożeniu funkcjonalności Android Auto i Apple CarPlay do swojej aplikacji stworzonej przy użyciu Flutter. Ponieważ mieliśmy kompetencje w tworzeniu aplikacji radiowych o tych samych funkcjonalnościach (i także we Flutterze), mogliśmy pomóc. Nasi dwaj programiści dołączyli do istniejącego zespołu startupu na czas wdrożenia nowych funkcji.
Możliwość szybkiego skalowania biznesu
Mówi się: „You miss 100% of the shots you don’t take” i jest to prawdą także w dziedzinie IT. Zapewne często zdarza się, że zaufany klient wraca do Waszej firmy z propozycją stworzenia nowego projektu („A moglibyście mi stworzyć aplikację mobilną we Flutterze?”), lub pojawia się nowy klient, gotowy do nawiązania długoterminowej współpracy. Jeśli technologia projektu nie pokrywa się z ofertą Twojej firmy, można oczywiście odrzucić tę szansę. Zamiast tego do gry może wejść partner outsourcingowy. Wczesne nawiązanie współpracy w zakresie team extension sprawia, że Twoja firma jest gotowa na taki scenariusz. Dzięki temu nie musisz odsyłać potencjalnego klienta do konkurencji… która prawdopodobnie już korzysta z outsourcingu.
Elastyczność (czasu) to pieniądz
Outsourcing daje możliwość dostosowania wielkości zespołu developerskiego w zależności od bieżących potrzeb i ilości projektów. Pozwala to na większą elastyczność i kontrolę kosztów. Dzieje się tak, gdyż nie trzeba rozpoczynać procesu rekrutacyjnego, aby zatrudnić nowych pracowników, gdy ich wsparcie będzie potrzebne tylko przez kilka miesięcy. W takich przypadkach współpraca w modelu team extension jest idealnym rozwiązaniem, ponieważ Twój partner technologiczny może mieć specjalistów dostępnych „asap” i przez krótki okres. Najlepiej posiadać pulę zaufanych podwykonawców. Dzięki temu Twoja firma nie jest uzależniona od jednego partnera.
Bezpieczeństwo
Outsourcing lub team extension to znacznie bezpieczniejszy wybór niż współpraca z freelancerami. Powodów jest kilka.
Po pierwsze, firma, która oferuje usługi outsourcingu IT, przeprowadziła już proces rekrutacyjny, wybierając programistów, którzy potrafią stworzyć kod dobrej jakości. Brak potrzeby dokonywania czasochłonnej wstępnej weryfikacja kandydatów to duży krok naprzód.
Po drugie, w odróżnieniu od freelancerów, developerzy zatrudnieni w firmach softwarowych nie pracują w odosobnieniu, lecz często znajdują się fizycznie w jednym biurze. Dzięki temu nie są pozostawieni samym sobie w obliczu wyzwania programistycznego lub problemu (które to na pewno się pojawią), a transfer wiedzy jest znacznie szybszy.
Po trzecie, może spotkać Cię niemiła niespodzianka, gdy freelancer pracujący zdalnie po prostu…zniknie. W przypadku programisty zatrudnionego w uznanej firmie outsourcingowej tak się nie stanie. Nawet jeśli developer zdecyduje się z Tobą rozstać, chroni Cię okres wypowiedzenia zawarty w umowie o podwykonawstwo. Firma nadal będzie istnieć, a warunki umów będą możliwe do wyegzekwowania. Jednym z takich warunków może być to, że Twój partner technologiczny będzie odpowiedzialny za zaangażowanie innego specjalisty, który przejmie zadania w projekcie.
Ryzyka przy outsourcingu w IT
Utrata kontroli nad projektem
Współpraca outsourcingowa powinna być transparentna, aby nie stracić kontroli nad projektem. Mamy tu na myśli utratę jakości i terminowości realizacji. Jest to szczególnie istotne w przypadku klasycznego outsourcingu, gdzie podwykonawca przejmuje cały proces developmentu wraz z zarządzaniem projektem (w przeciwieństwie do team extension). Aby zapobiec takiej sytuacji, należy śledzić postępy prac, regularnie spotykając się z zespołem podczas procesu tworzenia oprogramowania. Standardem branżowym jest również poznanie developerów przed rozpoczęciem współpracy.
Dodatkowo, przed skontaktowaniem się z potencjalnym podwykonawcą, warto dokładnie sprawdzić jego profil oraz opinie. Portalem dedykowanym takim recenzjom jest Clutch.co.
Ciekawą listę sporządził serwis Hacker Rank. Artykuł pt. “Który kraj wygrałby olimpiadę programistyczną” daje ogólne rozeznanie w poziomie kompetencji developerów na całym świecie. Oto niektóre z najwyżej ocenionych krajów, które są jednocześnie najpopularniejszymi kierunkami outsourcingu z krajów zachodnich: Polska (98/100), Węgry (93,9/100), Czechy (90,7/100), Ukraina (88,7/100) i Bułgaria (87,2/100)
Trudności komunikacyjne
Praca w IT jest bardzo dynamiczna, a kluczową rolę odgrywa efektywna komunikacja. Co dokładnie należy wykonać? W jaki sposób dana funkcjonalność ma działać? – są to pytania, które padają na porządku dziennym. Potrzeba, aby zespół projektowy potrafił zwięźle wyjaśnić złożone zagadnienia oraz wytłumaczyć alternatywne możliwości.
Komunikacja i sprawna organizacja może stanowić wyzwanie nawet wśród pracowników własnej firmy. Wyzwanie jest jeszcze większe między zespołami zewnętrznymi lub międzynarodowymi. Na szczęście większość firm IT na całym świecie jako standard stosuje metodyki Agile, typowe sposoby zwinnego zarządzania projektami w świecie IT, a do komunikacji używa języka angielskiego.
I tutaj mamy się czym pochwalić! Polska wypada najmocniej w kompetencjach językowych wśród krajów uznawanych za typowe kierunki outsourcingu (poniżej). Zdecydowana większość developerów potrafi posługiwać się angielskim na poziomie B2 i wyżej. Jeśli potrzebujesz, możesz zawsze sprawdzić ich poziom na rozmowie przed decyzją co do zaangażowania ich do swojego projektu.
Niepokój w istniejącym zespole
Obecni pracownicy mogą postrzegać zaangażowanie zewnętrznych developerów do ich projektów jako zagrożenie dla stabilności pracy, zwłaszcza jeśli specjaliści podwykonawcy są postrzegani jako osoby posiadające większą wiedzę. Może wywołać to niepokój wśród personelu.
Aby zminimalizować to ryzyko, należy jasno komunikować powody, dla których Twoja firma zdecydowała się na wsparcie w postaci outsourcingu oraz warto podkreślić jego zalety: stabilniejsza pozycja finansowa firmy dająca jej przewagę konkurencyjną, oraz szansa dla Twojego wewnętrznego zespołu na wzbogacenie kompetencji, dzięki nauce od specjalistów firmy podwykonawczej. Opór przed zmianą jest czymś naturalnym, dlatego ważne, aby przedstawić outsourcing w dobrym świetle. Ma być to krok, który wzmocni zarówno Twój zespół, jak i firmę.
Wnioski
Outsourcing i team extension są popularnymi modelami współpracy między firmami w dziedzinie IT. Przynoszą one korzyści finansowe, czasowe oraz technologiczne. Aby lepiej wykorzystać potencjał outsourcingu ważne jest dobre przygotowanie się do wyboru kontrahenta oraz transparentna komunikacja obu stron, która sprzyja budowaniu zaufania. Należy przyjrzeć się dokładnie technologiom oferowanym przez firmę outsourcingową, jej portfolio z recenzjami oraz stawkom. Gdy ten etap mamy za sobą – wystarczy po prostu działać.
